Scenario classico

Qualsiasi organizzazione, anche la più piccola, produce oggi una grande quantità di dati. Pensiamo ai documenti creati con Word, i file di Excel, o qualsiasi altro formato prodotto da programmi utilizzati nel lavoro quotidiano. Tutti questi dati vengono generalmente immagazzinati nel personal computer dell'utente che li produce, determinando una serie di problemi legati alla gestione dei tre parametri fondamentali che li caratterizzano: riservatezza, integrità, disponibilità. (RID)

Scenario classico: frammentarietà

Riservatezza

I dati sono custoditi nel singolo personal computer. Possono essere protetti da diversi livelli di accesso autenticato, ma è ovvio che laddove i dati devono essere sia riservati che accessibili da parte di coloro che ne hanno le credenziali, il fatto che questi si trovino in un determinato personal computer, piuttosto che in un dispositivo condiviso nella rete locale, diventa un fattore penalizzante in termini di disponibilità e accessibilità.

Integrità

Vi chiedete spesso "cosa succederebbe se perdessi tutti i dati che ho memorizzato sul mio computer?" In uno scenario classico l'onere di fare le copie dei dati  presenti nel personal computer è demandato al suo utilizzatore abituale. Ciò significa che la loro eventuale perdita verrebbe invariabilmente a lui imputata, facendolo diventare così non più solo l'utilizzatore di uno strumento di lavoro, ma anche il custode e il responsabile di importanti informazioni che sono, in realtà, di "proprietà" e di "pertinenza" dell'intera organizzazione alla quale egli appartiene. Eppure un'organizzazione non può demandare al singolo operatore la responsabilità di  custodire e preservare i dati prodotti in ore e ore di lavoro, dati che sono dell'organizzazione e che costituiscono parte del suo patrimonio informativo. I responsabili di un'organizzazione (sia essa un ente pubblico, un'azienda, uno studio professionale) hanno il dovere di proteggere i dati prodotti dal loro sistema informativo in quanto questi rappresentano il frutto del lavoro dei propri collaboratori/dipendenti, dunque un bene prezioso la cui integrità è un elemento imprescindibile, senza considerare inoltre l'eventuale danno prodotto ai clienti/utenti.

Disponibilità e accessibilità

Vi trovate nell'impossibilità di accedere ad un documento che dovrebbe essere disponibile a tutti, ma  si trova invece  memorizzato sul computer di un collaboratore o di un collega e loro sono assenti. Vi capita di essere disturbati a casa, magari durante una giornata di ferie, perché un vostro collaboratore, un vostro collega o  il vostro responsabile hanno necessità di avere un file che si trova sul vostro PC e non riescono ad accedervi. Avete la necessità di cambiare il personal computer e siete costretti a riversare tutti i documenti (files) che avete prodotto sul nuovo PC.

La disponibilità e l'accessibilità ai dati in un sistema frammentato sono un concetto teorico spesso causa di ritardi e disguidi.

Scenario auspicabile

Riservatezza

I dati vengono memorizzati nel dispositivo centrale e l'accesso ad essi viene regolato da criteri di protezione con codice utente e password complessa. I dati riservati ai quali più utenti hanno il diritto di accedere sono comunque disponibili. L'organizzazione inoltre, al contrario di quanto avviene nello scenario classico ha la possibilità di individuare uno o più superutenti che hanno la possibilità di accedere a qualsiasi informazione con le loro credenziali speciali.

Integrità

I dati prodotti dall'organizzazione vengono memorizzati in un unico dispositivo e la gestione delle copie diventa estremamente più semplice e in un certo modo più sicura. Il singolo utente viene liberato dall'onere e dalla responsabilità di dover gestire l'integrità dei dati.

Disponibilità

I dati memorizzati nel dispositivo centrale sono raggiungibili in maniera semplice da qualsiasi personal computer collegato alla rete locale. La presenza dell'utente che li ha prodotti non è più indispensabile e si ha la possibilità di creare una struttura informativa razionale, secondo criteri aderenti alla realtà dell'organizzazione.